Kako organizirati sastanak na poslu

"Ako je jednom riječju potrebno utvrditi zašto ljudska rasa nije dosegla i nikada neće postići svoj puni potencijal, ta će riječ biti" ponovno okupljanje "." Tako je rekao komičar Dave Barry, a mnogi se slažu. Ali ne treba biti takav. Evo nekoliko savjeta za pripremu dobrog sastanka na poslu.

Počnite i završite objektivno

Organiziranje produktivnog sastanka nije napredna znanost. Kako napominje savjetnica Teri Schwartz, veći dio toga svodi se na to da svaki sastanak započne i provede s ciljem i završi ga planom da se "nastavi". Problemi nastaju kad se to previdi. "To je kao da letite avionom", kaže ona. "Većina nesreća dogodi se pri polijetanju i slijetanju."

Odaberite vođu

Prije nekoliko godina banka KeyCorp u Clevelandu u SAD-u usvojila je novo načelo: uvijek imenujte nekoga tko će voditi. "Najgora stvar je sastanak s nikim odgovornim", kaže Charles Hyle, izvršni potpredsjednik banke i glavni direktor za rizike. "To se pretvara u vrišteće natjecanje."

Misli malo

Budite realni u pogledu onoga što možete učiniti. "Glad svijeta ne možete riješiti za sat vremena", kaže Teri Schwartz. Isto tako, neka broj polaznika bude podložan stimuliranju rasprave. "S previše ljudi u sobi, svi šute", kaže Hyle.

Direktno

"Ljudi mrze kad ne mogu raditi svoj posao jer moraju otići na nečiji sastanak", kaže profesor Michael Feiner s Columbia School of Business u Sjedinjenim Državama. Stoga potaknite druge da govore i uključite se, posebno one nižeg ranga. "Moraju vjerovati da sastanak nije takav i takav, već" naš ", kaže Feiner.

Uspostavite pravila za sudjelovanje

Svi moraju znati tko će bilježiti i kako će se donositi odluke. Imajte na umu da je konsenzus općenito loš. "To znači da nema dovoljno dijaloga ili rasprave", kaže Feiner, "i oboje su temelj svake inovativne organizacije." Jon Petz, autor knjige Boring Meetings Suck , predlaže raspodjelu budućih zadataka u zadnjih pet do deset minuta, a zatim ponavljanje u grupnom e-mailu kako bi se izbjegla zabuna.

Organizacija je osnova za uspješno predstavljanje i raspravu o idejama. Ako nema planiranja, sastanak se neće isplatiti. Zamislite organizaciju kao prvo što ćete učiniti i vidjet ćete koliko će produktivan biti vaš sastanak. Ali, ako niste organizirana osoba, počnite s popravljanjem stola. Bit će to dobra vježba!